4 medidas que empresas devem tomar antes do início do eSocial

16 . maio . 2018 Imprimir esse Artigo

Para as empresas do setor privado, incluindo as empresas optantes pelo Simples Nacional (ME, EPP e MEI) e pessoas físicas que possuam empregados, a adesão ao eSocial é obrigatória a partir de 16 de julho de 2018. Por isso, a advogada da FecomercioSP e especialista em Direito Tributário e Previdenciário, Sarina Sasaki Manata, elenca 4 cuidados que as empresas devem ter e ações que devem começar a organizar antes da implantação do sistema.

Advogada Sarina durante sua apresentação. Foto: Adriano Rosa/SindiVarejista

A especialista esteve no SindiVarejista no último dia 15 de maio, onde participou do fórum “eSocial no varejo: sua fase implantação”. Clique aqui para saber mais sobre o evento e baixar o material apresentado.

1 – Qualificação cadastral

A dica para as empresa é verificar se há divergências dos funcionários. De acordo com a base de dados da Receita Federal e INSS, será verificado dados dos empregados como nome, data de nascimento e até mesmo o número de documentos dos dois órgãos. Por isso, é importante que o empregador faça, previamente, a qualificação cadastral de seus funcionários. Assim, haverá tempo hábil para atualização antes do início da implantação do eSocial. Sem essas informações, não será possível encaminhar os dados dos funcionários dentro da plataforma.

2 – Certificado Digital

Só será possível enviar os dados no eSocial quem tiver certificado digital. As empresas que não têm o sistema deverá buscar a contratação (clique aqui e veja como obter o certificado digital com desconto junto a parceiros do SindiVarejista). É possível também outorgar uma procuração para quem tem o certificado, como é o caso do contador. Atenção: algumas situações como MEI ou microempresas com até três empregados estão dispensadas do certificado digital e podem transmitir os dados apenas com código de acesso.

3 – Atualize os dados dos empregados 

É interessante que o empregador atualize os dados dos funcionários antes do início do eSocial. Para isso, a dica é criar um formulário para essa atualização e entregar para os empregados. O nome, alterações como casamento ou separação, endereço e  dependentes são dados que mudam com frequência e podem estar desatualizados. Esses dados terão de ser fornecidos no eSocial, por isso, a dica é organizar essas informações com antecedência e evitar correria.

4 – Medicina e Segurança do Trabalho

Um dos pontos que merecem atenção do empregador no processo e implantação do eSocial é o programa de Medicina e Segurança do Trabalho. Isso é tão importante que será um dos últimos pontos do cronograma do eSocial e passará ser obrigatório em janeiro de 2019. Por isso, a dica é que as empresas busquem regularizar a situação de todos os funcionários. Os programas são obrigatórios há muitos anos, mas nem sempre são cumpridos. Vale ressaltar que as multas para descumprimento desses programas são muito elevadas. Por isso, é importante que o empregador regularize as questões dos programas como PCMSO e PPRA antes do prazo.

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