Custo de funcionários: você sabe como fazer o cálculo e otimizá-lo?

04 . abr . 2018 Imprimir esse Artigo

Saber o custo de um funcionário para uma empresa é fundamental para que ela tenha um planejamento tributário mais seguro e eficiente, afinal, o pagamento de salários é o maior custo para qualquer uma delas. Veja abaixo as principais dúvidas!

Quais os modelos de regime tributário?

Pensar que o valor indicado no contracheque do funcionário representa seu custo efetivo para a empresa é um grande engano, afinal, além do salário, existem uma série de encargos e benefícios que são custeados por ela.

O montante desses encargos varia de acordo com o regime tributário no qual a empresa está enquadrada, podendo chegar a uma diferença em torno de 18,53% a mais. Por isso, é preciso conhecer em qual deles a sua empresa está. Veja quais são eles.

Simples Nacional
Nesse modelo se enquadram a grande maioria das micro e pequenas empresas, o qual centraliza em uma única guia o pagamento de todos os tributos e impostos, sejam eles municipais, estaduais ou federais.

As alíquotas desse modelo são mais suaves quando comparadas às das grandes empresas e varia de acordo com a natureza do negócio, sendo fundamental que, independentemente do seu caso, se tenha o auxílio de um profissional especializado da área.

Lucro real ou Lucro presumido
Esses regimes tributários abrangem a maioria das empresas brasileiras e são considerados os modelos tributários mais consolidados. As empresas enquadradas neles são aquelas apresentam uma movimentação financeira superior a R$ 3,6 milhões anuais.

Nesses modelos existem algumas alíquotas a mais do que o regime de simples nacional, como a RAT, INSS patronal e alíquotas para assistência aos programas governamentais.

Como calcular o custo de um funcionário?

Imaginemos que um determinado funcionário receba a quantia nominal de R$ 1.000,00/ mês como referência para os nossos cálculos.

No regime tributário do simples nacional, temos os seguintes encargos:

vale-transporte: R$ 9,00 /dia x 22 (em média);
auxílio-alimentação: R$ 17,00 /dia x 22 (em média);
INSS: 29%;
FGTS: 8%;
13º salário: 8,33%;
férias: 8,33% + 1/3;
encargos por afastamentos: 3,5%.

Vamos Calcular esses valores?

vale-transporte: R$ 198,00
auxílio-alimentação: R$ 374,00
INSS: R$ 290,00
FGTS: R$ 80,00
13º salário: R$ 83,30
férias: R$ 111,07
encargos por afastamentos: R$ 35,00
No final, temos de custo (salários + encargos) R$ 2.171,37, ou seja, um acréscimo de 117,14% sobre o valor do salário do funcionário.

Contudo, a legislação permite o desconto em folha do funcionário de uma parte desse tributos, sendo 8% de INSS e 6% de vale-transporte, o que reduz o custo em R$ 140,00, levando a um custo total de R$ 2.031,37.

Lembrando que esse cálculo não inclui outros benefícios facultativos a empresa, como assistências médica e odontológica, auxílio-creche e investimentos em cursos e treinamentos de aperfeiçoamento profissionais.

Outros valores que estão fora dessa conta são os custos admissionais e demissionais, que também oferecem um grande impacto sobre o planejamento financeiro das empresas.

Caso a empresa se enquadre nos regimes de lucro real ou lucro presumido, temos que adicionar à conta os seguintes tributos:

INSS patronal: 20%;
RAT: 2% (em média);
Alíquota de terceiros (SESI, SENAC e SESC): 5% (em média).
O que elevaria o custo de funcionário em mais R$ 270,00, chegando ao valor de R$ 2.301,37 mensais.

Quais as formas para reduzir esses custos?
Apesar de ser impossível reduzir esses valores sem cair na ilegalidade, é possível tomar diversas medidas para evitar que eles aumentem. Confira abaixo, algumas práticas que auxiliarão na saúde financeira de sua empresa.

Investir em desenvolvimento e retenção de talentos
Quanto mais tempo um funcionário permanecer em sua empresa, menor será o seu custo, afinal, os investimentos em seu treinamento e capacitação ficarão diluídos nesse período. Contudo, essa não é a única razão para investir no desenvolvimento e retenção de talentos.

É preciso considerar os custos que envolvem a demissão e a contratação de novos funcionários, como o pagamento de direitos trabalhistas, o processo seletivo para preenchimento de vaga, investimento em treinamentos e, ainda, a curva de aprendizado até o novo funcionário alcançar o máximo de sua produtividade.

Cortar horas extras
A existência de horas extras em uma empresa nunca é um bom sinal, afinal, se o trabalho não está sendo feito como deveria. Ou você tem menos pessoas trabalhando do que o necessário ou os funcionários não apresentam uma produtividade satisfatória.

Lembre-se de que, além do pagamento dessas horas, a empresa poderá ter gastos com encargos extras, como adicional noturno, por exemplo.

A melhor maneira de reduzir esses custos é otimizar todos os processos e avaliar a produtividade de cada colaborador. Outra solução poderá ser a adoção de banco de horas, contudo, ele poderá ser implantado somente sob um acordo coletivo.

Diminuir o absenteísmo
É fato que cada vez que um funcionário falta às suas atividades isso representa um grande problema para a empresa, afinal, é preciso realocar alguém para cobrir seu posto, o que fará com que o processo tenha sua efetividade comprometida.

Existem situações em que o funcionário tem direito a faltar, como em caso de doença ou acompanhamento de crianças ao médico, contudo o maior problema são as faltas não justificadas. Para combater esse tipo de situação, a melhor maneira é adotar políticas mais severas em relação a essa prática.

Mensurar sua produtividade
Como dissemos, a existência de horas extras é resultado de uma má gestão do tempo de trabalho dos funcionários, por isso, é fundamental acompanhar e mensurar a produtividade de cada um bem de perto.

Esse processo, além de garantir um nível de produtividade satisfatório, permite à empresa identificar processos desnecessários e gargalos em suas atividades. Ao sanar esses problemas, ocorre a otimização das atividades e, consequentemente, um aumento nas taxas de produtividade.

Como vimos, realizar uma gestão financeira de qualidade envolve diversas questões muito além da análise do custo de um funcionário para a empresa. É preciso acompanhar os níveis de produtividade, dar feedbacks sobre seu desempenho e investir em ações que promovam a produtividade deles.

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